Organización y productividad

Gestión eficaz del tiempo de trabajo: crea un diario laboral

Siempre he sido una persona tremendamente organizada y planificadora, tanto en mi vida profesional como personal. Como resultado, hace años decidí empezar a dejar constancia escrita de los días de vacaciones y festivos que me tomaba libres para, al cabo del año, saber cuántos días laborables no había trabajado. Seguro que hay varios programas informáticos idóneos para dicha tarea, pero yo opté por el método más rudimentario: un sencillo documento de Excel con una columna para cada año, una fila para cada día del año y un cómputo total al final.

Con la llegada del año 2013 me he propuesto ir un paso más allá: no solo reflejar los días de vacaciones o festivos, sino anotar todas las tareas que hago día a día para saber exactamente en qué invierto mi tiempo de trabajo. Existen programas de gestión del tiempo útiles para ese cometido, como ManicTime o Grindstone, que permiten registrar el tiempo que pasamos delante del ordenador y analizar cuántas horas dedicamos a cada actividad o aplicación informática. No obstante, mi objetivo no es tanto saber cuánto tiempo dedico a cada tarea, sino más bien saber cuáles son esas tareas, dejar constancia de las actividades que hago cada día a modo de diario laboral, cosa que no permiten tales programas. La finalidad: poder determinar si he dedicado mi tiempo a trabajo remunerado o no remunerado, saber (aunque sea grosso modo) cuántos días al mes o al año invierto en actividades de promoción o formación, evitar la procrastinación y las interrupciones o, si las hay, detectarlas y reducirlas al mínimo.

Para llevar a cabo dicha empresa he vuelto a optar por una sencilla hoja de Excel que he sumado a la de vacaciones y festivos que he mencionado anteriormente. El diseño es muy sencillo: una hoja para cada año y una columna respectivamente para el día de la semana, la fecha, la hora de inicio y de fin de la jornada laboral, junto con el descanso de mediodía y el tiempo total, las tareas realizadas y, por sugerencia vía Twitter de Héctor Quiñones, etiquetas para clasificar las tareas. Mi intención es reflejar todas las actividades que hago dentro de mi tiempo de trabajo: traducción, revisión o corrección (trabajo remunerado); actividades de promoción y marketing (actualización del currículum o de la página web, envío de cartas, etc.); uso de redes sociales; actividades de formación (cursos, webinarios, autodidacta, etc.), y tareas administrativas (declaraciones fiscales, facturas, etc.). He querido simplificar al máximo el método porque, para que funcione, tiene que ser un registro fácil de llevar.

Por otro lado, como parte de mi estrategia para conseguir gestionar el tiempo de  manera más eficaz y aprovecharlo al máximo, he decidido utilizar sistemáticamente la técnica Pomodoro para reforzar la concentración, para lo cual asignaré uno o varios ciclos de trabajo a cada tarea prevista del día. Así pues, el desarrollo general de una jornada típica de trabajo sería el siguiente:

  • Repaso de las tareas previstas para el día (fundamental ponerlas por escrito de un día para otro).
  • Registro de la hora de inicio de la jornada laboral.
  • Realización de las tareas, cronometrando cada una con ciclos Pomodoro.
  • Registro de la hora de fin de la jornada laboral.
  • Registro de las actividades realizadas en el diario laboral.

En definitiva, lo que pretendo con todo este montaje es gestionar y organizar mejor el tiempo de trabajo y ser consciente de lo que hago y cuándo lo hago. ¡Espero conseguirlo!

27 comentarios en “Gestión eficaz del tiempo de trabajo: crea un diario laboral”

  1. Hola Isabel y todos:

    Sin duda una entrada muy interesante y con un hilo de comentarios muy enriquecedor. Aporto mi granito de arena con cómo gestiono también yo mi tiempo, sobre todo, de cara a elaborar la lista de tareas el día anterior al《cerrar el chiringuito》: la matriz de administración del tiempo, de cuatro cuadrantes.

    Básicamente se trata de ordenar lo que se quiere conseguir en función de si es importante y urgente, no importante pero urgente, no urgente aunque importante y ni importante ni urgente. A mí me fue en su día de gran utilidad también para saber identificar mejor mis ladrones de tiempo.

    Realizo cómputos de los volúmenes por días, para conocer mi productividad y rentabilidad, y de ahora en adelante también usaré tu Excel. Yo me marco las horas en el calendario de Gmail, pero tiene sus limitaciones… Es más para un repaso visual y en diagonal de la semana. ¡Lo de las etiquetas no tiene precio! :O

    Otra que os manda saludos desde Canarias 🙂

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  2. Hola Isabel,

    Me llamo Mónica, me parece muy interesante tu blog y muy útiles los consejos que das, ¡felicidades! 🙂

    Estoy en segundo del grado en Traducción e Interpretación en la UJI de Castellón.
    Hace poco me ofrecieron un mini trabajo de traducción del español al inglés de un texto sobre condiciones de venta para una página web.
    El encargo es del padre de una amiga, me ha explicado que son cinco páginas A4 y me ha pedido que lo piense y le diga el tiempo que creo que me costará y el precio. Yo le he avisado de que estoy en segundo de carrera y que no soy una profesional, pero que me gustaría intentarlo.
    Me he leído varios foros y páginas web de traductores para orientarme, pero no sé qué precio le tengo que decir porque ni siquiera he acabado la carrera… Tampoco sé el tiempo que me costará.

    Supongo que alguien con experiencia podría orientarme un poco. Así que, si no tienes inconveniente, me encantaría saber tu opinión.

    ¡Gracias por adelantado!

    Mónica

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    1. Hola, Mónica:

      Gracias por tu comentario y bienvenida a mi blog. Este no es el lugar ni el artículo más adecuado para plantear esa cuestión, pero te respondo de todas formas: creo sinceramente que deberías rechazar el encargo. No solo por el hecho de que todavía seas estudiante de segundo de carrera, sino principalmente porque es un encargo de traducción inversa. Se trata de la traducción de unas condiciones de venta para una página web, es decir, de un texto semilegal que se hará público y será leído por otras personas. Por tanto, debería tener una redacción impecable para que la imagen de la empresa o profesional en cuestión resulte igual de impecable. Así pues, deberías plantearte si estás capacitada para traducir este tipo de texto al inglés con la misma calidad que si lo tradujeras a tu lengua materna, que supongo que es el español. En el 95 % de los casos, incluso de traductores profesionales, la respuesta es no. Y teniendo en cuenta tu falta añadida de experiencia en la profesión, creo sin duda que deberías remitir al padre de tu amiga a un traductor nativo profesional. Es mi opinión.

      Un saludo.
      Isabel

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    2. Y todo lo dicho anteriormente sin mencionar, además, lo que supone cobrar un trabajo en negro, en términos tanto de fraude fiscal como de competencia desleal hacia los traductores que pagamos religiosamente nuestros impuestos.

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  3. Vaya, no imaginé que esta entrada os resultaría tan útil, pero me alegro de que así sea. Por supuesto, os doy gustosa mi permiso para copiarme la idea y la plantilla. 😉 Gracias también por vuestros valiosos consejos y opiniones.

    ¡Buen finde y un abrazo a todos!

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  4. Muy interesante este post sobre la gestión que le dedicas a tu actividad empresarial. Lo estoy aplicando para gestionar el poco tiempo que me queda después de trabajar para dedicarlo a la carrera y de esta manera saber como distribuyo el tiempo y si lo distribuyo correctamente.

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  5. Me gustó mucho este artículo. Una de mis metas para este año es aprender a organizar mejor mi tiempo y registrar más detalladamente mi trabajo, así que esto me vino de lujo. Te copié el sistema de la planilla de Excel 🙂
    También probé por primera vez la técnica Pomodoro y me gustó mucho. ¡Gracias por las ideas, Isabel!

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  6. ¿Por qué será que (casi) todo lo que escribes me gusta? 🙂 Te iba a decir que iba a intentar copiártelo, pero creo que no lo llevaré a cabo. No obstante, si lo hago algún día, te aseguro que te lo contaré.
    Un beso, guapa.
    Luisa

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