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La revisión: el yang de la traducción

La traducción y la revisión son como el yin y el yang: dos fases fundamentales de nuestro trabajo que se complementan y que están indisolublemente ligadas entre sí, pues no es posible hacer una buena traducción si no la revisamos y aplicamos ciertos controles de calidad antes de entregarla. Por muy buenos traductores que seamos, no dejamos de ser humanos, y como tales nos equivocamos y cometemos errores de todo tipo: gramaticales, tipográficos, de comprensión del texto original, de expresión en la lengua de llegada… Por eso es tan importante revisar, releer, enmendar, retocar y pulir las traducciones antes de que lleguen a manos del cliente.

En mi caso, cuando hago una traducción, intento que sea buena desde el primer momento para luego tener que corregir lo menos posible. Sin embargo, cuando el texto es complejo, es inevitable que surjan dudas que me obliguen a hacer primero una «versión en sucio» de la traducción que más tarde tendré que pulir. Normalmente resuelvo las dudas sobre la marcha haciendo una breve búsqueda documental, pero si en algún momento me atasco porque no consigo encontrar una solución satisfactoria y la búsqueda se alarga demasiado, adopto una solución temporal, anoto la duda y sigo adelante. Posteriormente, al final de la jornada o en la fase de revisión, resuelvo todas las dudas pendientes que se hayan acumulado.

Una vez concluida la traducción y resueltas las dudas, llega la fase de revisión. Personalmente, me parece un trabajo más tedioso que el de traducción, pero a la vez irrenunciable para conseguir un buen resultado final. Yo sigo tres pasos:

1. Revisión del contenido: En esta etapa comparo cada frase de la traducción con el texto original para comprobar si lo he traducido todo, si el texto está correctamente traducido y si he utilizado la terminología adecuada. También me aseguro de que el formato de la traducción coincida con el original (negritas, cursivas, división en párrafos, etc.) y de que los números, las fechas, los nombres propios y otros datos clave estén bien escritos.

2. Revisión de la forma: En esta fase releo únicamente el texto final (la traducción) para asegurarme de que suene natural y fluido y de que el estilo utilizado sea adecuado, así como para detectar posibles errores tipográficos, ortográficos, gramaticales, de puntuación, de coherencia, etc.

3. Últimas comprobaciones: Antes de dar por terminada la traducción hago una serie de controles finales:

  • Analizar la traducción con Xbench: Xbench es una herramienta desarrollada por la empresa de traducción ApSIC que nos permite comprobar, entre otras cosas, si hemos dejado segmentos sin traducir, si hay traducciones divergentes de un mismo segmento, si hay cifras que no coinciden, si se ha utilizado una terminología incorrecta, etc. Para ello es necesario que la traducción se haya hecho utilizando un programa de traducción asistida, de forma que Xbench pueda analizar el archivo bilingüe.
  • Revisar los términos y aspectos más conflictivos del texto para asegurarme de que he utilizado la opción que se ajusta a la terminología y las preferencias del cliente (por ejemplo, en caso de que prefiera las comillas inglesas a las comillas latinas, de que le guste más sólo que solo o de que quiera traducir Ausgabeaufschlag como prima de suscripción en vez de comisión de suscripción). Para ello, si trabajamos con Word, también podemos personalizar las opciones de autocorrección, de forma que si tenemos un lapsus y escribimos, por ejemplo, comisión de suscripción, lo sustituya automáticamente por prima de suscripción.
  • Comprobar si hay dobles espacios, espacios antes de punto, coma, punto y coma, dos puntos, paréntesis, barras, etc. o signos de puntuación duplicados (dos comas seguidas, etc.). Para ello podemos utilizar también las opciones de autocorrección de Word.
  • Y, por supuesto, ¡pasar el corrector ortográfico!

Consejos útiles

  • Es recomendable dejar «reposar» la traducción antes de revisarla para poder verla con otros ojos, con una mirada fresca y diferente. Por ello, lo ideal (si tenemos tiempo suficiente, claro está) es empezar la revisión uno o dos días después de haber terminado la primera versión de la traducción.
  • Algunos traductores prefieren hacer la revisión en papel, porque en este soporte se suelen detectar fallos que en la pantalla del ordenador pasan desapercibidos. Además, los ojos se cansan menos. Me parece un método práctico para textos cortos, pero para traducciones largas es, en mi opinión, un gasto innecesario de papel y tinta.
  • Recomiendo utilizar siempre programas de traducción asistida. Para mí son imprescindibles por el tipo de textos que traduzco (repetitivos, con muchas frases idénticas o parecidas y términos especializados), pero también pueden resultar útiles para los documentos que no reúnen esas características, pues los programas TAO no solo nos ayudan a mantener la coherencia, sino que también facilitan la revisión al permitir cotejar cada frase del original con su traducción de un solo vistazo.
  • Si el documento no es muy largo, hago la revisión una vez traducido el texto entero. En cambio, si se trata de una traducción larga, traduzco y reviso por partes (por ejemplo, cada cierto número de apartados o de páginas) para evitar que la fase de revisión se haga demasiado pesada, lo que podría propiciar que no la hiciera con la debida minuciosidad y diligencia.

En cualquier caso, por mucho empeño que pongamos en revisar nuestras traducciones, es inevitable que tarde o temprano se nos escape algún error más o menos grave que llegue a manos del cliente. En ese caso, lo mejor es asumirlo con profesionalidad y humildad. Si el cliente se da cuenta, lo más probable es que nos pida que lo corrijamos y, como mucho, que nos dé un pequeño tirón de orejas. En el peor de los casos, ese error podría granjearnos el descontento del cliente y que este decidiera no volver a contratar nuestros servicios. Estar preparados para esa situación y asumirla con naturalidad también forma parte de nuestro trabajo. Y es que ni siquiera los traductores somos perfectos.

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De cómo encontré mi horario de trabajo ideal

En mi penúltima entrada hablé de la conveniencia de establecer un horario de trabajo más o menos fijo, adaptado a nuestras necesidades y obligaciones, y expliqué el horario laboral que yo sigo. Hoy, sin embargo, os confesaré algo que seguramente ya supondréis: no siempre he tenido el mismo horario de trabajo; de hecho, he tardado más de cinco años en llegar hasta donde estoy ahora.

Al principio, por el entusiasmo de trabajar, el afán de no perder trabajos y clientes y la ausencia de obligaciones domésticas y familiares, empezaba la jornada de trabajo pasadas las 9:00 y no terminaba hasta las 20:30. Trabajaba incluso los sábados, los festivos y los domingos por la mañana. Más adelante, a medida que se fueron extinguiendo esa abnegación y ese empuje inicial y empecé a querer disfrutar más de mi tiempo libre, decidí adelantar el inicio y el fin de la jornada laboral. Paralelamente comencé también a superar el miedo a perder encargos y clientes por no estar siempre disponible. Así que me dije: ¿por qué no empezar un poco antes, sobre las 8:30, y terminar a las 19:30? Y probé. Y vi que no se acababa el mundo por echar el cierre antes de las 20:30. Y me gustó terminar una hora antes y tener así una hora más para mí misma.

El siguiente paso fue recortar un poco la jornada para no pasarme nueve o diez horas delante del ordenador. Así, primero decidí apagar el ordenador a las 19:00; más adelante, a las 18:30; luego, a las 18:00. Decidí incluso trabajar solo los sábados por la mañana (y no todo el fin de semana) y tomarme algún festivo libre. Pero mi osadía no se detuvo ahí y me llevó más lejos: a dejar de trabajar totalmente los fines de semana e intentar cogerme libres todos los festivos. Y también hice algo muy importante: empecé a dedicar parte de la jornada a buscar clientes nuevos aunque ya tuviese trabajo, a leer blogs, estar activa en la red y hacer otras tareas no remuneradas relacionadas con la traducción e importantes para mejorar mi trabajo y mi imagen profesional. Y así, poquito a poco, he llegado al horario que tengo hoy.

Con mi historia quiero demostrar básicamente dos cosas: que hace falta tiempo y experiencia para encontrar tu horario de trabajo ideal y que si quieres, puedes. Porque, sí, es posible no vivir esclavizado por el trabajo y tomar las riendas de tu vida profesional para encauzarla hacia donde quieres dirigirte.

Un día en la vida de un traductor

Como ya he dicho en otras ocasiones, una de las mayores ventajas de ser traductor autónomo es que puedes establecer libremente tus horarios de trabajo y compaginarlos a la perfección con otras tareas y obligaciones. Nadie te va a pedir explicaciones ni te va a recriminar por tomarte un día libre entre semana para descansar, por terminar antes de lo habitual tu jornada laboral para ir al médico o al cine o por aplazar al fin de semana todo el trabajo pendiente porque te ha surgido un imprevisto. Lo que le importa al cliente es que entregues el trabajo en la fecha prevista y con la calidad esperada. Partiendo de esa premisa, cada uno puede organizar su horario laboral como mejor le convenga.

Dicho esto, me gustaría hacer algunas matizaciones:

  • Aunque nuestra flexibilidad de horarios nos permite trabajar cuando queramos, los clientes esperan que estemos localizables a determinadas horas del día (en horario de oficina, generalmente de 9:00 a 18:00) para atender sus llamadas telefónicas o responder rápidamente a sus correos electrónicos, por lo que conviene estar disponibles en esa franja horaria.
  • Si vamos a estar ausentes en horas de oficina, es recomendable informar de antemano a los clientes y, en su caso, activar la función de respuesta automática del correo electrónico para que todo aquel que nos escriba un mensaje sepa que estamos fuera y que es probable que tardemos en contestar.
  • Si bien podemos adaptar nuestro horario de trabajo en función de nuestras necesidades, creo que es mejor mantener un horario más o menos fijo que nos permita disociar nuestra vida profesional de nuestra vida personal. De lo contrario, corremos el riesgo de no poner límites y no desconectar, de que las jornadas laborales sean interminables y de no reservar espacio para el ocio, los amigos, la familia, las labores domésticas, el descanso, etc.

Así pues, ¿cómo es un día en la vida de un traductor? Hay profesionales que prefieren madrugar mucho y aprovechar bien la mañana, cuando tienen las neuronas más en forma; otros, en cambio, afirman trabajar mejor por la noche, cuando todo está más tranquilo y silencioso. En mi caso, este es el horario que sigo de lunes a viernes:

  • Comienzo la jornada a las 7:30. La primera media hora la dedico a consultar todas mis cuentas de correo electrónico, tanto profesionales como personales; responder a los mensajes pendientes; revisar la contabilidad para comprobar qué facturas están pendientes de pago y qué recibos me tienen que cobrar; echarle un vistazo a Facebook y a la prensa. En resumen, me pongo un poco al día tanto en el terreno profesional como personal.
  • A las 8:00, aprovechando que a esa hora estoy fresca y el ambiente está tranquilo, empiezo a currar «de verdad»: a traducir o revisar el texto que toque ese día. Esos primeros minutos suelen ser de lo más productivos. Poco después, a las 8:45, hago una pausa para desayunar y poner orden en la casa.
  • A las 9:30 retomo el trabajo duro, que prolongo hasta las 14:15. Por supuesto, voy haciendo pausas para no quemarme ni anquilosarme, aunque su distribución y duración varían bastante según lo ocupada y concentrada que esté. Cuando estoy absorta en el trabajo y cojo carrerilla, me cuesta bastante parar. En esos casos, hago una única pausa de unos 15 minutos a media mañana. En cambio, cuando el trabajo es espeso y me cuesta avanzar, paro 5 o 10 minutos cada hora para tomar aire. Lo normal, sin embargo, es que haga dos pausas de 15 minutos a lo largo de la mañana: una a las 11:00 y otra a las 12:45 aproximadamente. Lo importante, en cualquier caso, es levantarse de la silla, estirarse un poco y relajar la vista. Yo muchas veces aprovecho ese lapso para hacer alguna tarea doméstica.
  • A las 15:30, con el estómago lleno, enfilo la recta final de la jornada. Sigo con el trabajo duro hasta las 17:00; después dedico una hora a otras tareas directamente relacionadas con mi trabajo, pero no remuneradas, por ejemplo: hacer facturas (si es el último día del mes); actualizar mi currículum o mi perfil en diversas páginas web; promocionar mis servicios y buscar clientes nuevos (principalmente mediante e-mail marketing); leer blogs y revistas de traducción o, por supuesto, redactar entradas para esta bitácora. En definitiva, las mismas tareas que hago el resto del día cuando tengo poco o ningún trabajo.
  • Así pues, suelo terminar la jornada laboral a las 18:00. En total son 7 horas de trabajo productivo (traducir, revisar) y una hora (hora y media, si contamos lo que hago al inicio de la jornada) de trabajo «extra».

Lo bueno de terminar a una hora aceptable como las 18:00 es que me queda bastante tiempo libre para otras cosas y que, en caso de necesidad, puedo hacer horas extras sin tener que trabajar a horas intempestivas. Además, casi nunca trabajo los fines de semana; mejor dicho, casi nunca acepto trabajos que obligatoriamente me hagan trabajar el fin de semana (y digo casi porque puede haber excepciones, según el tipo de trabajo y el cliente del que se trate). De todas formas, mis clientes tampoco suelen esperar que me quede currando sábados y domingos a no ser que sea algo realmente urgente. Lo mismo sucede con los días festivos. No obstante, sí hay veces que yo decido voluntariamente trabajar el fin de semana o un festivo, por ejemplo si voy atrasada con algún encargo.

Como veis, con un poco de organización y voluntad se puede poner orden en la jornada laboral diaria de un traductor, lo cual, en mi caso, tiene estas ventajas:

  • Aprovecho mejor el tiempo y soy más productiva que si no tuviera un horario fijo.
  • Me concentro mejor en las tareas que debo realizar a lo largo del día y me distraigo menos.
  • Sé cuándo empiezo y cuándo termino de trabajar.
  • Me queda tiempo libre para otras cosas.
  • Tengo un equilibrio entre mi vida profesional y mi vida personal.

Y vosotros, ¿cuál es vuestro horario de trabajo?

La escuela de la vida: lecciones prácticas sobre el trabajo del traductor

Hace ya cinco años que metí la cabeza en el sector de la traducción. A algunos (los principiantes), ese tiempo les parecerá todo un récord; a otros (los veteranos), esos añitos les parecerán casi como si fueran cuatro días. En cualquier caso, es tiempo suficiente para haber aprendido unas cuantas lecciones sobre esta profesión. Algunas las he aprendido por mí misma, por mi propia experiencia; otras son el fruto de escuchar y leer a traductores mucho más experimentados que yo, de los que ahora comprendo cuánta razón tenían en sus argumentos. Muchas de esas enseñanzas ya las conocéis por algunos de mis artículos, pero me gustaría hacer una sinopsis:

Sobre los clientes

  • A la larga solo merece la pena trabajar con clientes buenos (o relativamente buenos). Un mal cliente no es un cliente, es un quebradero de cabeza.
  • Los mejores clientes, con honrosas excepciones, no suelen estar en España. Casualmente, los clientes que no regatean las tarifas, que no lo quieren todo para mañana, que te tratan de igual a igual, suelen ser también los más formales y fieles, capaces de amoldarse a tus plazos de entrega con tal de que tú les hagas el trabajo.
  • No tiene sentido ponerse barreras y limitarse a buscar clientes en el mercado local o nacional cuando nuestro mercado es el mundo entero.

Sobre las tarifas

  • Las tarifas bajas son una buena solución para conseguir clientes y trabajos más fácilmente como medida provisional con el fin de adquirir experiencia u obtener ingresos de urgencia, pero no son sostenibles a largo plazo. Solo hay dos desenlaces posibles: que nos matemos a trabajar para ganar un «sueldo» decente a fin de mes, lo que nos arrebata todo rastro de vida privada y nos acaba por desquiciar y hacer aborrecer nuestra profesión, o bien que nos muramos de hambre porque no ganamos lo suficiente para subsistir. Yo al principio también creía que cobrar poco no era tan malo y que eso no significaba hacer un peor trabajo, pero con el tiempo te das cuenta de que esa idea es equivocada.
  • Es absurdo indignarse por el hecho de que otros cobren o paguen tarifas irrisorias. Sí, a todos nos hierve la sangre cuando vemos ofertas de 2 céntimos por palabra, pero una vez pasado el sofocón y el desahogo, es mejor dedicarse a otros menesteres. No tiene sentido perder el tiempo y dedicar esfuerzos a hablar de denuncias, leyes, colegios de traductores, etc. como medida para combatir lo que no tiene arreglo posible, y menos en un mercado globalizado; es más fructífero dedicar nuestros esfuerzos a buscar nichos de mercado más interesantes, que los hay.
  • Los descuentos por volumen no tienen ninguna razón de ser. Si un cliente nos da tanto trabajo que prácticamente nos monopoliza y nos impide aceptar encargos de otros clientes, tendríamos que aplicar un recargo de exclusividad, no un descuento. Además, que un proyecto sea largo solo implica que nos llevará más tiempo terminarlo y que será más engorroso revisarlo, hacer correcciones si decidimos cambiar algo sobre la marcha, etc. Nuevamente, sería más lógico aplicar un recargo que un descuento.

Sobre los trabajos y la negociación con los clientes

  • Conviene seleccionar los trabajos y los clientes y no decirle a todo que sí. Tarde o temprano, eso nos conduciría a meter la pata hasta el corvejón, bien porque hayamos aceptado un plazo de entrega demasiado ajustado que no hemos podido cumplir; bien porque hayamos aceptado un trabajo para el que no estábamos suficientemente cualificados; bien porque el trabajo era un engorro o marrón, o bien porque hemos perdido tiempo o dinero con un trabajo mal pagado (o no pagado en absoluto). Más vale tener tiempo libre y dedicarlo a otras tareas (profesionales y personales) que estar empantanado con trabajos que nos aportan poco o nada y nos producen hartazgo y frustración.
  • Antes de aceptar un encargo de un cliente nuevo, hay que negociar y dejar bien claras las condiciones de pago. Y antes de aceptar cualquier encargo, sea de un cliente nuevo o recurrente, hay que dejar bien claras las instrucciones del trabajo y el plazo de entrega.
  • Es recomendable negociar las tarifas antes de hacer pruebas de traducción. No tiene sentido perder el tiempo con una prueba para que luego te digan que te pagarán 3 céntimos por palabra.
  • Salir unos minutos de la oficina o no estar todo el rato pendiente del correo electrónico no es el fin del mundo; en la mayoría de los casos, los clientes pueden esperar un poco.
  • El 99 % de los encargos superurgentes dejan de serlo en cuanto le hablas al cliente de un recargo por urgencia. Muchas veces, los plazos de entrega superurgentes pueden negociarse para acordar un plazo conveniente para todos.
  • No conviene salir corriendo de la oficina en cuanto entregamos un trabajo, porque puede haber problemas con la entrega (envío de archivos equivocados, dificultades para abrir el archivo, etc.), y es necesario que estemos ahí para solucionarlos cuanto antes.
  • Si no entiendes algo, pregunta; en la mayoría de los casos, el cliente estará dispuesto a ayudarte de mil amores.
  • Ninguna traducción es perfecta, y hay mil formas de decir las cosas. Hay traducciones malas, mediocres, buenas y excepcionales, pero todas son susceptibles de mejora en algún u otro aspecto. Somos humanos, nos equivocamos, cometemos errores, hay otras personas que tienen ideas mejores que las nuestras; debemos aprender a valorar las correcciones que enriquecen y mejoran nuestro trabajo.

Sobre la gestión de nuestro negocio

  • La facturación mensual de un traductor no equivale a sus beneficios o ingresos netos mensuales. Debemos descontar gastos profesionales, impuestos, etc., por lo que es muy importante planificar nuestras finanzas y ahorrar para las vacas flacas.
  • El ordenador y el mobiliario de oficina son las herramientas básicas de un traductor, por lo que conviene invertir en ellas.
  • Es recomendable no depender de un solo cliente. Que un cliente nos dé mucho trabajo periódicamente es una garantía y una tranquilidad a corto plazo, pero a la larga puede suponer el fin de nuestro negocio si ese cliente desaparece. Mejor poner los huevos en diferentes cestas y no en una sola.

Sobre los colegas

  • Internet está lleno de espacios virtuales en los que compartir nuestras experiencias con otros traductores, aprender de ellos y recabar su ayuda.

Sobre nosotros mismos

  • La mejor publicidad es el boca a boca. Conviene cuidar nuestra imagen profesional, incluso aunque estemos entre colegas, porque nunca se sabe dónde podemos encontrar un cliente.
  • Labrarse un porvenir requiere esfuerzo: de publicidad, de networking, de interacción con otros traductores, de escribir un blog, de mantener una página web… Hay que moverse y mantenerse activo.
  • Es imprescindible tomarse vacaciones de vez en cuando, y no pasa nada por estar desconectado una o dos semanas. Los clientes buenos seguirán estando ahí a la vuelta. Véase «Cerrado por vacaciones… más o menos».
  • Los traductores autónomos somos eso, autónomos, independientes, y esa es la mentalidad que debemos tener. Debemos asumir que nosotros somos los únicos dueños de nuestro trabajo, de nuestro negocio y de nuestras decisiones, y no tenemos por qué someternos a ningún «jefe» (cliente). Cada uno decide qué camino seguir; nadie nos obliga a autoexplotarnos, así que no vale quejarse. Véase «El traductor quejica».
  • Los traductores debemos reciclarnos y reinventarnos: mejorar nuestras competencias lingüísticas, actualizar nuestros conocimientos, explorar especialidades nuevas, aprender el manejo de nuevas herramientas informáticas. Quedarse parado demasiado tiempo supone quedarse fuera del mercado (o del mercado en el que nos gustaría estar).

Cerrado por vacaciones… más o menos

No, no me voy de vacaciones. Al contrario: el lunes pasado volví al tajo después de una semana de viaje de placer totalmente desconectada del trabajo y de todo lo que este conlleva: teléfono, correo electrónico, ordenador, agenda. Bendito descanso y bendito aislamiento. No hay nada como irse de viaje y entretener la mente y el cuerpo con otras actividades para recargar las pilas. Debo confesar que nunca he llegado a entender que algunos traductores (autónomos) trabajen durante las vacaciones. Para mí, esos dos términos son totalmente incompatibles. O estás de vacaciones o estás trabajando, pero no se puede estar en el plato y en las tajadas. Puede que en vez de trabajar desde la oficina lo hagas desde un apartamento en la playa; puede que en vez de trabajar 8 horas al día trabajes únicamente 4; puede que cambies tu rutina diaria, madrugues menos y dediques parte del día a hacer turismo, pero al fin y al cabo, eso para mí no son auténticas vacaciones. Simplemente, es trabajar desde un sitio diferente con un horario distinto. Para mí, las verdaderas vacaciones implican inexcusablemente dejar el trabajo a un lado: no mirar la agenda, no consultar el correo electrónico, no atender llamadas de los clientes, no terminar ni adelantar proyectos pendientes (aunque en estos últimos casos puede haber excepciones justificadas). En definitiva, opino que para descansar el cuerpo y la mente como Dios manda es absolutamente imprescindible cerrar el chiringuito y olvidarse de toda tu vida profesional durante unos días. Si no, es imposible desconectar y, por ende, reponer fuerzas para la vuelta al trabajo, que es para lo que realmente deberían servir las vacaciones. Si, aun estando de «vacaciones», no llegas a escaparte del trabajo, ¿de qué sirven? De ahí el título de esta entrada.

Estoy segura de que, en la mayoría de los casos, esa imposibilidad de desconectar del trabajo se debe a una de estas dos causas:

  1. Adicción al trabajo o incapacidad para rechazar encargos de los clientes.
  2. Miedo a perder clientes durante la ausencia vacacional.

En el primer caso, os diré que tomarse unas vacaciones (tampoco hace falta que sea un mes entero; basta con unos días) es imprescindible para renovar energías, despejar la mente y no quemarse en el trabajo. Estar siempre al pie del cañón, sin un respiro ni tiempo que poder dedicar exclusivamente a uno mismo, la familia o los amigos, es agotador y conduce inevitablemente a un estado de agotamiento mental y hastío profesional. Para evitarlo hay que hacer un paréntesis de vez en cuando.

En el segundo caso, estoy en condiciones de afirmar que tomarse unos días de descanso, por lo general, no supone perder clientes, al menos no los habituales. Vale, sí, siempre existe cierto riesgo de que en tu ausencia encuentren a otro traductor que les guste más, pero si los clientes son serios, están contentos con tu trabajo y colaboran contigo desde hace tiempo, por regla general volverán a ti una vez que hayas regresado de tus vacaciones. Incluso se alegrarán de que su traductor de cabecera esté por fin de vuelta para llevar a cabo todos esos proyectos que se han ido amontonando. En cualquier caso, pensad que si no os tomáis un descanso de vez en cuando, al final os quemaréis y la calidad de vuestro trabajo se resentirá, lo que es un factor de riesgo mucho más importante de cara a perder un cliente.

Dicho lo anterior, debo aclarar que irse de vacaciones no consiste en desaparecer un buen día sin avisar y volver al cabo de dos semanas también sin avisar. Conviene seguir una serie de pasos para informar de antemano a los clientes de vuestra ausencia y vuestro regreso. Esto es lo que yo hago:

  • Unas tres semanas antes de irme de vacaciones, envío a mis clientes un correo electrónico en el que les informo de que estaré de vacaciones del día xx al día yy, que durante esos días no consultaré el correo electrónico ni atenderé llamadas telefónicas y que estaré de vuelta el día zz. A partir de ese momento, al pie de todos los correos que intercambio con los clientes incluyo justo antes de mi firma profesional un aviso bien visible (en rojo y negrita) en el que indico las fechas de mis vacaciones, para que todo aquel que se comunique conmigo mediante correo electrónico esté informado de mi ausencia con antelación.
  • Justo antes de irme de vacaciones activo la función de respuesta automática del correo electrónico, donde escribo un mensaje idéntico al que os he comentado en el párrafo anterior. Así, todo aquel que me escriba un correo durante mi ausencia estará informado de ello y sabrá cuándo recibirá mi respuesta.
  • Al volver de vacaciones, informo a mis clientes de que ya estoy de vuelta y de que a partir de ese momento pueden contar conmigo para nuevos encargos. Así les recuerdo que existo y les informo de mi disponibilidad.

Estos pasos tan sencillos dan una imagen seria y profesional y permiten a los clientes planificar mejor el trabajo, ya que saben cuándo no pueden contar contigo. Y esto no solo es aplicable a las vacaciones; es conveniente informar siempre con antelación de nuestras ausencias, sean vacacionales o por cualquier otro motivo.

¡Felices vacaciones!

Con orden y concierto: cómo gestionar y organizar trabajos, clientes y documentos

Yo soy ordenada por naturaleza. La organización y la limpieza son esenciales en mi vida, la clave para mantener la calma espiritual y la paz mental. Soy totalmente incapaz de vivir o trabajar en un espacio caótico. Con deciros que tengo la ropa ordenada por tipo de prenda, estación del año y colores, creo que ya os haréis una idea de hasta dónde llega mi meticulosidad.

El caso es que esa manía «ordenatoria», como no podía ser de otra manera, se extiende también a mi vida profesional. Todos los documentos (físicos y electrónicos) relacionados con el trabajo los tengo clasificados, archivados, registrados y guardados en su lugar correspondiente. Esta es una de las claves del trabajo eficaz y productivo. Nada de pasarse varios minutos buscando ese archivo cuya ubicación no recordamos. Nada de tener desperdigados los ficheros en diferentes carpetas sin orden ni concierto. Y, por supuesto, nada de acumular archivos en el escritorio del ordenador (sí, hay gente que lo hace, y todavía no me explico por qué). Aquellos que carezcan del gen del orden probablemente se preguntarán qué método sigo para tenerlo todo perfectamente organizado y localizado. Pues bien, a continuación os doy algunos consejos y trucos para hacer de vuestro espacio de trabajo (tanto físico como virtual) un lugar mejor y más habitable. Eso sí, debo confesar que mi método de organización es bastante rudimentario y totalmente artesanal. Dado que tengo pocos clientes habituales y al cabo del mes hago relativamente pocos trabajos, puedo permitirme el «lujo» de hacerlo todo manualmente, pues no consume mucho tiempo. Sin embargo, a los que gestionen muchos encargos o una cartera de clientes más amplia quizás les convenga utilizar algún programa como Translation Office 3000.

Organización de archivos

Dentro de la carpeta «Mis documentos» tengo otra llamada «Trabajo» en la que guardo todos los archivos relacionados con mi vida profesional. Dicho directorio contiene, entre otras, las siguientes subcarpetas:

  • Contabilidad: Aquí guardo todos los ficheros que me ayudan a registrar y facturar los proyectos que hago y a gestionar los clientes con los que trabajo.
  • Diccionarios, glosarios y documentación: Aquí guardo todo tipo de documentos útiles para resolver dudas de terminología, estilo, etc. Por supuesto, están clasificados por materias (derecho, economía, tecnología, medicina, etc.).
  • Gestión y marketing: Aquí guardo todo tipo de archivos relacionados con las actividades de marketing, promoción, administración, etc. de mi trabajo, como currículos (en tres idiomas diferentes), plantilla de tarifas, modelos de cartas comerciales, formularios y acuerdos de clientes, etc.
  • Memorias y bases de datos: Aquí guardo todas las memorias de traducción asistida y las bases de datos terminológicas. Tengo de dos tipos: memorias y bases de datos tipo «cajón de sastre» que he creado yo misma a partir de los trabajos que he hecho y que están clasificadas por disciplinas (general/turismo, jurídico-económica, medicina, tecnología, etc.) y otras específicas de cada cliente o empresa cuyos textos traduzco.
  • Presupuestos: Los tengo tanto en Excel (un libro para cada año y una hoja por presupuesto) como en PDF no modificable (la versión que envío a los clientes).
  • Pruebas de traducción: ¿A que no adivináis qué ficheros guardo aquí?
  • Trabajos y clientes: Aquí es donde guardo los trabajos hechos. Tengo una carpeta para cada cliente; dentro de esas, una para cada año; dentro de esas, una para cada mes, y dentro de esas, una para cada proyecto. Los ficheros de cada trabajo los clasifico por lo general en tres directorios: archivos originales, archivos traducidos y documentos de referencia.

Registro, gestión y facturación de trabajos

Como he comentado más arriba, tengo una carpeta llamada «Contabilidad» en la que guardo todos los ficheros que me ayudan a registrar y facturar los proyectos que hago y a gestionar los clientes con los que trabajo. Estos son los archivos que utilizo:

  • Clientes: Dentro de este libro de Excel tengo una hoja para cada año, en la que incluyo la siguiente información por columnas: nombre del cliente, número de trabajos que me ha encargado, tarifa media por palabra, tarifa media por hora, importe pendiente de pago, facturación total. Asimismo, he creado una hoja resumen en la que puedo ver la facturación por cliente y año para analizar más fácilmente cómo ha evolucionado.
  • Proyectos: Utilizo un libro de Excel para cada año y dentro de ellos, una hoja para cada mes. En estas consigno la siguiente información por columnas: nombre del proyecto, cliente, fecha de entrega, precio (sin impuestos), factura (aquí incluyo un enlace a la factura correspondiente) y si está pagada o no. Asimismo, he creado una hoja resumen en la que puedo ver la facturación de todo el año por meses. También he añadido una columna de gastos para saber cuál es el beneficio real obtenido.
  • Clientes y proyectos: En esta base de datos de Access tengo un formulario para cada año y dentro de ellos, un registro para cada trabajo con la siguiente información: número de proyecto (el que le asigno yo, no el que le asigna el cliente); datos del cliente; tipo de trabajo (traducción, traducción jurada, revisión, actualización, etc.) y combinación de idiomas; tipo de texto (general/especializado y materia); nombre del documento o proyecto; unidades (palabras, líneas u horas); precio por unidad; precio total (sin impuestos) y fecha de entrega.
  • Facturas: Utilizo un libro de Excel para cada año y dentro de ellos, una hoja para cada factura. Asimismo, he creado una hoja resumen en la que puedo ver todas las facturas del año con la siguiente información: número de factura, fecha de factura, nombre completo del cliente, CIF o número de IVA intracomunitario, base imponible, cuota de IVA, cuota de IRPF, importe total, pagada o no pagada. También guardo cada factura en PDF no modificable, que es la versión que envío a los clientes.
  • Finanzas: Utilizo un libro de Excel para cada año y dentro de ellos, una hoja para cada mes. En ellas llevo un registro exhaustivo de ingresos y gastos.

Clasificación de documentos fiscales

Las declaraciones fiscales y las correspondientes facturas desgravadas las guardo por trimestres y años.

Este es mi «sencillo» a la par que práctico método de organización. Aunque pueda parecer un auténtico lío, os aseguro que es imprescindible para mantener el orden y tener un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Seguramente hay formas más fáciles de hacerlo; en cualquier caso, lo importante es que cada uno encuentre el método que más le convenga para mantener alejado el caos. Solo así conseguiréis mejorar la productividad y la eficacia en vuestro trabajo.

Software para traductores (3): la importancia de las copias de seguridad

Atención: Los hechos narrados a continuación son ficticios, aunque puedan parecer reales. La inspiración y las ideas para esta entrada las he sacado de una serie de mensajes enviados a la lista Traducción en España (desde aquí las gracias a los que dieron tan magníficos y sensatos consejos). Cualquier otro parecido con la realidad es pura coincidencia.

El traductor sin miedo

Érase una vez un traductor amante de la aventura y el riesgo. Como este traductor cobraba tarifas irrisorias y se veía obligado a trabajar 15 horas todos los días del año (festivos y domingos incluidos), no le quedaba tiempo para disfrutar de las apasionantes actividades que hacían que la adrenalina fluyese por sus venas. Así que el traductor decidió encontrar otra forma de saborear el riesgo sin salir de casa y sin gastar un duro. Y la encontró: optó por no hacer copias de seguridad de sus trabajos. Al fin y al cabo, ¿qué puede haber más emocionante que enfrentarse a un hipotético cataclismo informático sin posibilidad alguna de recuperar el trabajo perdido?

Una fría mañana de diciembre, mientras los chillones niños de San Ildefonso extraían de los bombos las bolitas que llenarían de suerte, felicidad y euros miles de hogares españoles en crisis, el traductor se sentó frente a su ordenador y descubrió con perplejidad que le había tocado el gordo, el gordo más gordo que le puede tocar a un traductor: no se encendía el ordenador y tenía que terminar y entregar un trabajo ese mismo día. Tras pulsar unas cien veces el botón de encendido y resetear el router (como todo el mundo sabe, resetear el router siempre obra milagros, aunque el problema en cuestión no tenga nada que ver), consiguió por fin, santo Trados mediante, insuflar un aliento de vida en su obsoleto PC. Pero el susto, lejos de mitigarse, creció exponencialmente junto con su ritmo cardíaco cuando descubrió, con los higadillos a punto de salírsele por la boca, que los programas instalados y, aún peor, los archivos de la carpeta «Mis documentos» habían desaparecido sin dejar rastro. En el escritorio del ordenador tan solo relucía, solitario y desafiante, como un pájaro de mal agüero, el icono de acceso directo de Internet Explorer.

En ese preciso instante, justo cuando en un salón de sorteos de lotería situado a cientos de kilómetros de distancia se anunciaba que una bolita con el número 666 impreso había sido premiada con tres millones de euros a la serie, el traductor protagonista de nuestra historia recordó con pesar y amargura que su gusto por el riesgo lo había impulsado a no hacer copias de seguridad de su trabajo. Ahora se daba cuenta de que esa locura transitoria suya lo ponía en una situación comprometida y difícil de capear con maestría, pues ante sí tenía un ordenador vacío en el que debía reinstalar todos los programas desaparecidos y con el que debía retraducir desde cero las 75 860 palabras ponderadas que había tardado dos meses en completar y cuyo plazo de entrega expiraba ese mismo día. ¿Cómo podía, pues, afrontar tan inconmensurable desafío?

La respuesta es que no lo hizo. Le bastaron dos minutos y medio y un café de Nespresso para vislumbrar que su futuro pasaba por convertirse en fundador y predicador de un grupo de frikis informáticos: los backupianos, oseasé, los que hacen backups. A partir de ese día, nuestro querido traductor, tras dejar tirado al cliente de las 75 860 palabras ponderadas, se dedicó a viajar por el mundo en Ryanair (recordad que su economía no era muy boyante) para pregonar por doquier, incluso allende los mares, las bondades de hacer copias de seguridad de nuestros trabajos a fin de no quedarnos, como él, con el culo al aire ante una catástrofe de tamaña magnitud. He aquí sus siete mandamientos:

  1. Harás copias de seguridad de todos tus archivos (sobre todo si son importantes) con periodicidad (por ejemplo, una vez a la semana).
  2. Todos los días harás copias de seguridad de los trabajos que en ese momento tengas entre manos, que estén pendientes de entrega o que acabes de entregar, así como de otros ficheros que hayas modificado.
  3. Cada pocos minutos u horas harás copias de seguridad de los archivos en los que estés trabajando en ese momento, para tener que rehacer el menor trabajo posible si sucede un contratiempo informático.
  4. Harás copias de seguridad no solo de tus archivos, sino también de tus mensajes de correo electrónico y de tus marcadores/favoritos.
  5. Guardarás tales archivos no solo en tu ordenador, sino también en otros soportes independientes, como un disco duro externo o una memoria USB, que te permitan recuperar esos documentos aunque tu PC palme.
  6. Para más seguridad, guardarás tus archivos importantes en algún sistema en línea, por ejemplo el correo electrónico o Dropbox, a fin de tener a mano esos documentos desde cualquier lugar.
  7. Usarás programas de backup (por ejemplo, alguno de estos) que hagan automáticamente las copias de seguridad sin necesidad de que tú te acuerdes.

Corolario: Nunca dejes tirado a un cliente, a menos que tengas la intención de no volver a trabajar en tu vida y/o te importen poco tu prestigio y reputación profesionales.

Y colorín, colorado, este cuento traductoril se ha acabado.