Organización y productividad

Con orden y concierto: cómo gestionar y organizar trabajos, clientes y documentos

Yo soy ordenada por naturaleza. La organización y la limpieza son esenciales en mi vida, la clave para mantener la calma espiritual y la paz mental. Soy totalmente incapaz de vivir o trabajar en un espacio caótico. Con deciros que tengo la ropa ordenada por tipo de prenda, estación del año y colores, creo que ya os haréis una idea de hasta dónde llega mi meticulosidad.

El caso es que esa manía «ordenatoria», como no podía ser de otra manera, se extiende también a mi vida profesional. Todos los documentos (físicos y electrónicos) relacionados con el trabajo los tengo clasificados, archivados, registrados y guardados en su lugar correspondiente. Esta es una de las claves del trabajo eficaz y productivo. Nada de pasarse varios minutos buscando ese archivo cuya ubicación no recordamos. Nada de tener desperdigados los ficheros en diferentes carpetas sin orden ni concierto. Y, por supuesto, nada de acumular archivos en el escritorio del ordenador (sí, hay gente que lo hace, y todavía no me explico por qué). Aquellos que carezcan del gen del orden probablemente se preguntarán qué método sigo para tenerlo todo perfectamente organizado y localizado. Pues bien, a continuación os doy algunos consejos y trucos para hacer de vuestro espacio de trabajo (tanto físico como virtual) un lugar mejor y más habitable. Eso sí, debo confesar que mi método de organización es bastante rudimentario y totalmente artesanal. Dado que tengo pocos clientes habituales y al cabo del mes hago relativamente pocos trabajos, puedo permitirme el «lujo» de hacerlo todo manualmente, pues no consume mucho tiempo. Sin embargo, a los que gestionen muchos encargos o una cartera de clientes más amplia quizás les convenga utilizar algún programa como Translation Office 3000.

Organización de archivos

Dentro de la carpeta «Mis documentos» tengo otra llamada «Trabajo» en la que guardo todos los archivos relacionados con mi vida profesional. Dicho directorio contiene, entre otras, las siguientes subcarpetas:

  • Contabilidad: Aquí guardo todos los ficheros que me ayudan a registrar y facturar los proyectos que hago y a gestionar los clientes con los que trabajo.
  • Diccionarios, glosarios y documentación: Aquí guardo todo tipo de documentos útiles para resolver dudas de terminología, estilo, etc. Por supuesto, están clasificados por materias (derecho, economía, tecnología, medicina, etc.).
  • Gestión y marketing: Aquí guardo todo tipo de archivos relacionados con las actividades de marketing, promoción, administración, etc. de mi trabajo, como currículos (en tres idiomas diferentes), plantilla de tarifas, modelos de cartas comerciales, formularios y acuerdos de clientes, etc.
  • Memorias y bases de datos: Aquí guardo todas las memorias de traducción asistida y las bases de datos terminológicas. Tengo de dos tipos: memorias y bases de datos tipo «cajón de sastre» que he creado yo misma a partir de los trabajos que he hecho y que están clasificadas por disciplinas (general/turismo, jurídico-económica, medicina, tecnología, etc.) y otras específicas de cada cliente o empresa cuyos textos traduzco.
  • Presupuestos: Los tengo tanto en Excel (un libro para cada año y una hoja por presupuesto) como en PDF no modificable (la versión que envío a los clientes).
  • Pruebas de traducción: ¿A que no adivináis qué ficheros guardo aquí?
  • Trabajos y clientes: Aquí es donde guardo los trabajos hechos. Tengo una carpeta para cada cliente; dentro de esas, una para cada año; dentro de esas, una para cada mes, y dentro de esas, una para cada proyecto. Los ficheros de cada trabajo los clasifico por lo general en tres directorios: archivos originales, archivos traducidos y documentos de referencia.

Registro, gestión y facturación de trabajos

Como he comentado más arriba, tengo una carpeta llamada «Contabilidad» en la que guardo todos los ficheros que me ayudan a registrar y facturar los proyectos que hago y a gestionar los clientes con los que trabajo. Estos son los archivos que utilizo:

  • Clientes: Dentro de este libro de Excel tengo una hoja para cada año, en la que incluyo la siguiente información por columnas: nombre del cliente, número de trabajos que me ha encargado, tarifa media por palabra, tarifa media por hora, importe pendiente de pago, facturación total. Asimismo, he creado una hoja resumen en la que puedo ver la facturación por cliente y año para analizar más fácilmente cómo ha evolucionado.
  • Proyectos: Utilizo un libro de Excel para cada año y dentro de ellos, una hoja para cada mes. En estas consigno la siguiente información por columnas: nombre del proyecto, cliente, fecha de entrega, precio (sin impuestos), factura (aquí incluyo un enlace a la factura correspondiente) y si está pagada o no. Asimismo, he creado una hoja resumen en la que puedo ver la facturación de todo el año por meses. También he añadido una columna de gastos para saber cuál es el beneficio real obtenido.
  • Clientes y proyectos: En esta base de datos de Access tengo un formulario para cada año y dentro de ellos, un registro para cada trabajo con la siguiente información: número de proyecto (el que le asigno yo, no el que le asigna el cliente); datos del cliente; tipo de trabajo (traducción, traducción jurada, revisión, actualización, etc.) y combinación de idiomas; tipo de texto (general/especializado y materia); nombre del documento o proyecto; unidades (palabras, líneas u horas); precio por unidad; precio total (sin impuestos) y fecha de entrega.
  • Facturas: Utilizo un libro de Excel para cada año y dentro de ellos, una hoja para cada factura. Asimismo, he creado una hoja resumen en la que puedo ver todas las facturas del año con la siguiente información: número de factura, fecha de factura, nombre completo del cliente, CIF o número de IVA intracomunitario, base imponible, cuota de IVA, cuota de IRPF, importe total, pagada o no pagada. También guardo cada factura en PDF no modificable, que es la versión que envío a los clientes.
  • Finanzas: Utilizo un libro de Excel para cada año y dentro de ellos, una hoja para cada mes. En ellas llevo un registro exhaustivo de ingresos y gastos.

Clasificación de documentos fiscales

Las declaraciones fiscales y las correspondientes facturas desgravadas las guardo por trimestres y años.

Este es mi «sencillo» a la par que práctico método de organización. Aunque pueda parecer un auténtico lío, os aseguro que es imprescindible para mantener el orden y tener un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Seguramente hay formas más fáciles de hacerlo; en cualquier caso, lo importante es que cada uno encuentre el método que más le convenga para mantener alejado el caos. Solo así conseguiréis mejorar la productividad y la eficacia en vuestro trabajo.

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