Con orden y concierto: cómo gestionar y organizar trabajos, clientes y documentos

Yo soy ordenada por naturaleza. La organización y la limpieza son esenciales en mi vida, la clave para mantener la calma espiritual y la paz mental. Soy totalmente incapaz de vivir o trabajar en un espacio caótico. Con deciros que tengo la ropa ordenada por tipo de prenda, estación del año y colores, creo que ya os haréis una idea de hasta dónde llega mi meticulosidad.

El caso es que esa manía «ordenatoria», como no podía ser de otra manera, se extiende también a mi vida profesional. Todos los documentos (físicos y electrónicos) relacionados con el trabajo los tengo clasificados, archivados, registrados y guardados en su lugar correspondiente. Esta es una de las claves del trabajo eficaz y productivo. Nada de pasarse varios minutos buscando ese archivo cuya ubicación no recordamos. Nada de tener desperdigados los ficheros en diferentes carpetas sin orden ni concierto. Y, por supuesto, nada de acumular archivos en el escritorio del ordenador (sí, hay gente que lo hace, y todavía no me explico por qué). Aquellos que carezcan del gen del orden probablemente se preguntarán qué método sigo para tenerlo todo perfectamente organizado y localizado. Pues bien, a continuación os doy algunos consejos y trucos para hacer de vuestro espacio de trabajo (tanto físico como virtual) un lugar mejor y más habitable. Eso sí, debo confesar que mi método de organización es bastante rudimentario y totalmente artesanal. Dado que tengo pocos clientes habituales y al cabo del mes hago relativamente pocos trabajos, puedo permitirme el «lujo» de hacerlo todo manualmente, pues no consume mucho tiempo. Sin embargo, a los que gestionen muchos encargos o una cartera de clientes más amplia quizás les convenga utilizar algún programa como Translation Office 3000.

Organización de archivos

Dentro de la carpeta «Mis documentos» tengo otra llamada «Trabajo» en la que guardo todos los archivos relacionados con mi vida profesional. Dicho directorio contiene, entre otras, las siguientes subcarpetas:

  • Contabilidad: Aquí guardo todos los ficheros que me ayudan a registrar y facturar los proyectos que hago y a gestionar los clientes con los que trabajo.
  • Diccionarios, glosarios y documentación: Aquí guardo todo tipo de documentos útiles para resolver dudas de terminología, estilo, etc. Por supuesto, están clasificados por materias (derecho, economía, tecnología, medicina, etc.).
  • Gestión y marketing: Aquí guardo todo tipo de archivos relacionados con las actividades de marketing, promoción, administración, etc. de mi trabajo, como currículos (en tres idiomas diferentes), plantilla de tarifas, modelos de cartas comerciales, formularios y acuerdos de clientes, etc.
  • Memorias y bases de datos: Aquí guardo todas las memorias de traducción asistida y las bases de datos terminológicas. Tengo de dos tipos: memorias y bases de datos tipo «cajón de sastre» que he creado yo misma a partir de los trabajos que he hecho y que están clasificadas por disciplinas (general/turismo, jurídico-económica, medicina, tecnología, etc.) y otras específicas de cada cliente o empresa cuyos textos traduzco.
  • Presupuestos: Los tengo tanto en Excel (un libro para cada año y una hoja por presupuesto) como en PDF no modificable (la versión que envío a los clientes).
  • Pruebas de traducción: ¿A que no adivináis qué ficheros guardo aquí?
  • Trabajos y clientes: Aquí es donde guardo los trabajos hechos. Tengo una carpeta para cada cliente; dentro de esas, una para cada año; dentro de esas, una para cada mes, y dentro de esas, una para cada proyecto. Los ficheros de cada trabajo los clasifico por lo general en tres directorios: archivos originales, archivos traducidos y documentos de referencia.

Registro, gestión y facturación de trabajos

Como he comentado más arriba, tengo una carpeta llamada «Contabilidad» en la que guardo todos los ficheros que me ayudan a registrar y facturar los proyectos que hago y a gestionar los clientes con los que trabajo. Estos son los archivos que utilizo:

  • Clientes: Dentro de este libro de Excel tengo una hoja para cada año, en la que incluyo la siguiente información por columnas: nombre del cliente, número de trabajos que me ha encargado, tarifa media por palabra, tarifa media por hora, importe pendiente de pago, facturación total. Asimismo, he creado una hoja resumen en la que puedo ver la facturación por cliente y año para analizar más fácilmente cómo ha evolucionado.
  • Proyectos: Utilizo un libro de Excel para cada año y dentro de ellos, una hoja para cada mes. En estas consigno la siguiente información por columnas: nombre del proyecto, cliente, fecha de entrega, precio (sin impuestos), factura (aquí incluyo un enlace a la factura correspondiente) y si está pagada o no. Asimismo, he creado una hoja resumen en la que puedo ver la facturación de todo el año por meses. También he añadido una columna de gastos para saber cuál es el beneficio real obtenido.
  • Clientes y proyectos: En esta base de datos de Access tengo un formulario para cada año y dentro de ellos, un registro para cada trabajo con la siguiente información: número de proyecto (el que le asigno yo, no el que le asigna el cliente); datos del cliente; tipo de trabajo (traducción, traducción jurada, revisión, actualización, etc.) y combinación de idiomas; tipo de texto (general/especializado y materia); nombre del documento o proyecto; unidades (palabras, líneas u horas); precio por unidad; precio total (sin impuestos) y fecha de entrega.
  • Facturas: Utilizo un libro de Excel para cada año y dentro de ellos, una hoja para cada factura. Asimismo, he creado una hoja resumen en la que puedo ver todas las facturas del año con la siguiente información: número de factura, fecha de factura, nombre completo del cliente, CIF o número de IVA intracomunitario, base imponible, cuota de IVA, cuota de IRPF, importe total, pagada o no pagada. También guardo cada factura en PDF no modificable, que es la versión que envío a los clientes.
  • Finanzas: Utilizo un libro de Excel para cada año y dentro de ellos, una hoja para cada mes. En ellas llevo un registro exhaustivo de ingresos y gastos.

Clasificación de documentos fiscales

Las declaraciones fiscales y las correspondientes facturas desgravadas las guardo por trimestres y años.

Este es mi «sencillo» a la par que práctico método de organización. Aunque pueda parecer un auténtico lío, os aseguro que es imprescindible para mantener el orden y tener un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Seguramente hay formas más fáciles de hacerlo; en cualquier caso, lo importante es que cada uno encuentre el método que más le convenga para mantener alejado el caos. Solo así conseguiréis mejorar la productividad y la eficacia en vuestro trabajo.

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19 pensamientos en “Con orden y concierto: cómo gestionar y organizar trabajos, clientes y documentos

  1. Curri Barceló 09/06/2011 en 11:14

    Yo también soy obsesionada del orden, aunque ahora mismo esté en crisis y mi vida sea un poco caótica. También suelo tener la ropa por colores, formas y temporadas (como vivo donde vivo, ahora lo tengo todo un poco mezclado, porque en verano también hace frío, y en invierno, en el metro te achicharras, así que uso siempre camisetas de tirantes…). Tengo el orden de carpetas muy parecido al tuyo, solo que, para mí, no separo los proyectos por años y meses, puesto que, muchas veces, los videojuegos suelen tener continuación, y me envían actualizaciones durante meses, así que, solo tengo los nombres de cada proyecto. Y si, por ejemplo, traduzco un videojuego y, un año más tarde, el desarrollador hace una segunda parte, dentro de la carpeta del proyecto tengo una carpeta para la primera versión y otra para la segunda; así puedo abrir la carpeta del proyecto y moverme por ambas versiones.

    Pero lo que más me ha llamado la atención es tu parte de contabilidad, que es igual a la mía 🙂 Debido a estar en videojuegos y a que, diariamente, te envían miniactualizaciones de juegos, y en un día puedes llegar a tener 10 traducciones de 100 palabras de diferentes proyectos, hace unos años, a veces me olvidaba alguno, y tenía que hacerlo deprisa y corriendo cuando el cliente me preguntaba si tenía la traducción. Por ello, decidí crearme un Excel de “Proyectos semanales”, con una pestaña para cada semana y una tabla de lunes a viernes donde voy poniendo el nombre del proyecto, el cliente y el número de palabras a medida que me van llegando. De esta forma, cuando acabo un proyecto, en vez de tener que acordarme o buscar en el buzón qué más tengo que hacer, miro este documento y me “chiva” el siguiente proyecto. Aquí también pongo si tengo alguna prueba de traducción, porque más de una vez se me han olvidado y me acuerdo dos semanas más tarde… Y eso queda un poco feo para el cliente 🙂

    Esto ya lo hacía cuando trabajaba interna como tester. Tenía todos los archivos de todos los proyectos (a no ser que estuviesen repetidos o que nos hubiesen enviado una versión más nueva que sustituyese a la anterior), los documentos, capturas de pantalla, etc., y mis compañeros acabaron acudiendo siempre a mí para darles esos documentos que habían perdido. Me preguntaban muy a menudo que cómo podía tenerlo todo, y les decía que, bueno, si empiezas desde el principio colocando las cosas, luego es más fácil. Así que, cuando me hice autónoma, decidí seguir con ese orden.

    Mira, me has animado a ecribir también sobre mi pulcritud (dentro de mi ordenador, por razones externas). Aún me acuerdo de las caras de algunos compañeros de residencia cuando vieron que mi cajón de la ropa interior estaba ordenado por colores, dibujos y rayas (¡pero es que era muy pequeño y necesitaba una forma rápida de ver todo lo que tenía!).

    Saludetes.

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  2. Isabel García Cutillas 09/06/2011 en 11:37

    Bueno, Curri, definitivamente tú y yo hemos debido de ser hermanas gemelas en otra vida, jaja. Me reconforta saber que no soy la única friki de la limpieza y el orden (ya creía que estaba de psiquiátrico). Anímate a escribir tú también una entrada sobre la pulcritud; a mí me encanta saber ese tipo de cosas, porque muchas veces me pregunto cómo organizan su vida y su trabajo los demás.

    Por cierto, respecto a las fechas de entrega de los trabajo y demás recordatorios: yo utilizo una agenda de papel de las de toda la vida, en la que anoto la fecha de entrega de los trabajos, las pruebas de traducción, los días de facturación, las vacaciones, los festivos y demás compromisos. Para mí no hay nada más eficaz para acordarte de algo que abrir la agenda y tenerlo a la vista. Aun así, también utilizo un calendario electrónico, pero no para anotar las fechas de entrega, sino para organizar y reservar las horas de trabajo y planificar qué voy a hacer cada día, por ejemplo: 9 de junio, de 8 h a 10 h > traducir texto X (600 palabras); de 10 a 14 h > revisar traducción Y (4000 palabras), etc. Así puedo saber de un vistazo qué disponibilidad tengo, qué tiempo voy a invertir en cada tarea y cuánto tiempo libre me queda.

    Ah, acabo de darme cuenta de que también me he dejado un apartado importante: la organización de correos electrónicos. Yo tengo una carpeta para cada cliente y, dentro de ella, varias subcarpetas: una para avisos y mensajes administrativos; otra para facturas y pagos; otra para los trabajos de cada project manager, si es que trabajo con varios, etc. También es importante tener el correo ordenadito. 🙂

    Saludos,
    Isabel

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  3. Pablo Muñoz Sánchez 09/06/2011 en 20:48

    ¡Madre mía, pero qué chicas más organizadas! A mí también me gusta el orden y tengo mis hojas de Excel de contabilidad y demás, aunque no lo tengo todo tan bien organizado como vosotras y a veces lo dejo todo en carpetas temporales en el escritorio hasta que por fin termina el proyecto y luego lo paso todo a las carpetas correspondientes (mención aparte tiene la organización del escritorio, que he visto cada cosa que es para morirse, la virgen). No es un sistema igual de completo, pero bueno, a mí me sirve y normalmente no pierdo tiempo buscando cosas. 🙂 Al igual que Curri, en la carpeta de X cliente meto siempre carpetas de proyectos nuevos pero no por fecha, ya que, por ejemplo, desde diciembre casi todas las semanas me llegan actualizaciones de un videojuego y así sé que lo tengo todo en el mismo sitio.

    Eso sí, ¡para que luego digan que Excel es una herramienta rudimentaria! Yo también tengo tuneada la hoja de la contabilidad para ver los gastos en detalle (lo tengo listo para que luego en las declaraciones sea copiar y pegar), así como los beneficios. Pero bueno, reconozco que podría mejorar aún más mi sistema, así que tomo nota de las sugerencias de esta entrada. 🙂

    Saluditos,

    Pablo

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    • Isabel García Cutillas 10/06/2011 en 08:36

      Hola, Pablo:

      Bueno, lo importante es tener cierta organización, no perder el tiempo buscando las cosas y encontrar un método que se adapte a nuestras necesidades, aunque sea sencillo. Y sobre Excel, en absoluto es rudimentario; si lo sabes usar bien (con fórmulas y esas cosas) es realmente útil.

      Saludos de viernes,
      Isabel

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  4. José de la Riva 09/06/2011 en 21:13

    ¡Hola, Isabel! Yo también creo que la paz y la tranquilidad dependen del orden. Tengo la sensación de que si cada cosa no está en su lugar, sobre todo cuando has terminado con ellas, no descansa en paz, y en consecuencia uno tampoco. Te felicito y te envidio, y estoy seguro de que la calidad de tu trabajo también refleja este orden y esta escrupulosidad. Me imagino que también guardas copias de seguridad en otro lugar, ¿no? Saludos,
    Jose

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    • Isabel García Cutillas 10/06/2011 en 08:34

      Hola, José:

      Por supuesto, hago copias de seguridad de esos archivos que guardo, por un lado, en una memoria USB y, por otro, en un disco duro externo. Con todo lo que tengo registrado en esos ficheros, ¡como para perderlos! 🙂

      Un saludo,
      Isabel

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  5. Martine Fernández Castaner 10/06/2011 en 10:33

    Hola, Isabel:

    Yo no soy tan ordenada en casa, pero con todo lo relacionado con el trabajo también soy muy meticulosa. Sea cual sea el método y la clasificación que adoptemos deben ser prácticos para poder optimizar el tiempo y encontrar rápidamente la información que buscamos. Yo incluso numero cada fichero, me permite tener un control exhaustivo sobre lo recibido, traducido, enviado y facturado.

    De hecho, pienso que también es muy práctico clasificar el correo electrónico: no solo crear carpetas para clasificar la información, sino también incluso crear o disponer de distintas cuentas para poder priorizar los mensajes que queremos recibir. Yo por ejemplo, en el móvil solo tengo configurada la dirección de trabajo: las que reservo a listas de distribución y otros temas complementarios solo las descargo en el ordenador, así me centro en lo prioritario e importante.

    Enhorabuena por tu entrada y ¡viva el orden y el concierto!

    Martine

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    • Isabel García Cutillas 10/06/2011 en 10:48

      Gracias por tu comentario, Martine. Cierto, yo también tengo varias cuentas de correo electrónico que utilizo para fines diferentes. En el ámbito profesional tengo dos cuentas vinculadas a mi nombre de dominio: una que utilizo para comunicarme con los clientes (o sea, para temas de trabajo) y otra de carácter administrativo que uso para listas de distribución y otros temas profesionales pero que no son trabajos directamente.

      Un saludo,
      Isabel

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  6. Eva María Martínez 11/06/2011 en 14:40

    Solo con ver cómo estructuras las publicaciones del blog me hacía una ligera idea de lo ordenadísima que tenías que ser en el tema laboral, ¡y así ha sido! 😀

    En mi caso trabajo como contratada, así que el tema del excel con las facturas de momento nada xD. Yo tengo una carpeta llamada Proyectos, dentro de esa carpeta voy creando carpetas de los diferentes clientes con los que tratamos, y dentro de cada cliente creo carpetas con fecha y nombre del proyecto que tenemos que hacer. Dentro de cada carpeta de los diferentes proyectos, guardo todo el material clasificado en Original, ToTrans, TM, Material de referencia y Proof, que es a donde van a parar los archivos de ToTrans una vez que termino de traducirlos para revisarlos.

    Yo tampoco soporto tener el escritorio lleno de iconos, y mucho menos “dejar” material importante ahí, básicamente porque si el ordenador se me va a freír espárragos, di adiós a todo lo que no tengas almacendo en el disco duro. Tenía una profesora a la que no le quedaba un mal hueco en la pantalla del escritorio y cada vez que iba a su despacho y veía el ordenador me invadía una sensación de claustrofobia que no veas xD.

    ¡Saludos y gracias por compartir tu orden con nosotros! 😉

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  7. Isabel García Cutillas 13/06/2011 en 11:05

    Gracias por tu comentario, Eva. A mí también me sacan de quicio los escritorios llenos de iconos y ficheros desperdigados por toda la pantalla. Por cierto, ese escritorio virtual caótico suele ser un reflejo del escritorio físico de dichas personas, o sea, una mesa llena de papelotes desordenados e infinidad de cachivaches más o menos útiles. 🙂

    ¡Un saludo y feliz semana!
    Isabel

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    • Eva María Martínez 13/06/2011 en 11:35

      Y además de verdad, su mesa era un caos total y absoluto de libros, apuntes, folios, material… xD

      ¡Saluditos!

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  8. Ramón Ruiz 13/06/2011 en 16:15

    Me dais un miedo… ¡Que no, que es broma, que me encanta ver que somos muchos los frikis del orden laboral! Eso sí, para lo laboral gasto un orden y un concierto que no tengo en absoluto en la vida personal, qué le vamos a hacer.

    Añado que, aparte de en discos duros externos, yo lo tengo todo también en la «nube». De problemas de confidencialidad nada, que para eso sirven las claves. En el banco también pongo el dinero y me fío de que los banqueros no vayan a hacer estropicios. Pues eso, las carpetas de trabajo las tengo en Dropbox: se me actualiza todo automáticamente en los dos ordenadores y siempre tengo disponible todo lo necesario para trabajar en cualquier sitio, aunque sea desde el portátil de un amigo. Es… maravilloso. ;o)

    ¡Un besote!

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    • Isabel García Cutillas 13/06/2011 en 16:49

      Gracias por pasarte por aquí, Ramón. Es curioso que seas ordenado en tu vida profesional y no en tu vida personal. Tenía la idea de que quien es organizado, lo es en todos los ámbitos de la vida. 🙂

      Sobre Dropbox, yo lo utilizo para hacer copias de seguridad temporales de archivos modificados recientemente o con los que estoy trabajando en ese momento, pero no para copias de seguridad permanentes. Para eso utilizo, como he dicho, la memoria USB y el disco duro externo. De momento no he tenido que lamentar ninguna catástrofe. 🙂

      ¡Besotes a ti también!
      Isabel

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  9. Verónica García 21/07/2011 en 16:03

    No había visto esta entrada. Me parece impresionante el orden que llevas, y lleváis todos/as, yo también tengo carpetas para todo jaja, la de trabajo y dentro de ella una para los CV, una para pruebas de traducción, una para clientes, y dentro de la de cada cliente una carpeta para cada proyecto con su presupuesto, su factura y documentos relacionados; y tengo otra para glosarios y demás. Tu sistema es mucho más completo, pero yo tampoco tengo tanto trabajo de momento y por ahora me va bien así. Sí que tengo pensado ponerme con la contabilidad para calcular la evolución de estos meses que es cuando he tenido más trabajo y poder hacer mis números, para variar, y mis previsiones.

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  10. erm3nda 31/05/2013 en 06:26

    “dentro de esas, una para cada año; dentro de esas, una para cada mes, y dentro de esas, una para cada proyecto.”

    Esta parte me ha parecido interesante, sin embargo me asalta la duda de: ¿Si tienes un trabajo, digamos ya entregado y se te solicita una modificación…? Según tu modelo, ¿Tendrás un nuevo documento en un nuevo mes modificado del anterior?

    ¿Que valor quedaría después para el modelo obsoleto?

    Yo tuve que aprender forzosamente a organizar al menos “lo de dentro del ordenador”, pues la cantidad ingente de cosas que tengo lo ha requerido y odio perder el tiempo 2 veces con la misma cosa… así que automatizo casi todo lo que se deja.

    Quiero dejar mi granito de arena:

    No es sobre mi método exacto de organizar clientes y proyectos.
    Trabajo con 3 herramientas;

    Un gestor TODO, para documentar con fecha las tareas, scrips usados, modificaciones, etc y no usar años y meses en carpetas, por tanto, sólo ordeno versiones de trabajos como subproyectos.

    KeePass2 para almacenar datos y contraseñas de acceso (Si dispone de una versión para Android ).

    Por último, un Microsoft Toy llamado SyncToy.
    Sincroniza carpetas (tiene varios modos de evaluar y gestionar la sincronización, como debe ser, pues backups va solo en una dirección). El uso es “Mis Documentos vs USB”, y además “Backups vs Backups” en disco externo (Los zumbo del USB para tener menos peso).

    Los programas TODO y KeePass son portables, por tanto trabajo o en mi ordenador o desde fuera, según surja (PC ajeno, rpd o vnc…).

    Al llegar tan sólo pongo el usb, lanzo el Synctoy y en menos de 1 minuto se evalúan y sincronizan y ya tengo las 2 unidades a la par para usar la que convenga en ese momento.
    Es la herramienta más potente que tengo para no perder el trabajo y llevar mi productividad conmigo, pues aparte de lo indispensable, el USB va cargaito de herramientas ftp, editores, etc.

    Gracias por compartir tu arte organizativo con los que lo adoptamos a malas ganas 🙂
    Saludos!

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    • Isabel García Cutillas 31/05/2013 en 07:13

      Muchas gracias por compartir con nosotros tu método organizativo y por mencionar esas tres herramientas que utilizas, de las que tomo buena nota.

      En cuanto a tu pregunta, las actualizaciones y nuevas versiones modificadas de archivos ya traducidos y entregados las trato siempre como proyectos nuevos, con su propia carpeta y un registro independiente en la base de datos. Lo hago así porque yo facturo por mes, no por proyecto, con lo cual me resulta más práctico organizar el trabajo de esa manera para saber lo que he entregado y facturado y lo que no.

      ¡Un saludo!

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      • erm3nda 31/05/2013 en 07:55

        Me costó aprender que no hay una regla para todo. Supongo que tus proyectos de texto no es lo mismo que tener que guardar 50 psd. La categorización mensual la uso en las facturas, y también como tú, para digamos “la salida del trabajo terminado, encapsulado por su mes…” sin embargo, debido a que he de tirar de muchos “sources”, sería mortal para mí navegar entre los meses para encontrar “trozos de projecto”.

        Te dejo un poco más esquematizada la estructura:
        — APP (Donde van los portables cada uno en su carpeta)
        — GESTIÓN (Presupuestos, Facturas -excel y pdf-, Y otros documentos con alguna plantilla )
        — TRABAJOS (Cliente->Projecto->Carpetas categorizadas por contenidos de icono, source, docs y FINAL, donde con fecha pongo las salidas)
        — Exclude (Esta carpeta es tmp, mierda o como se quiera llamar. Esta carpeta es la única que no sincronizo con SyncToy)

        Como verás, yo utilizo las fechas en la otra punta del esquema, al final, pues lo más importante para mí es localizar todos los archivos con los cual voy modificando mi trabajo. Si alguna vez necesito saber en qué fecha he hecho una salida de material, busco FINAL y solo encuentro buen material y no la morralla intermedia.

        Cierto que no existe un patrón único para organizar proyectos, pero, con tanto estándard que hay, se podrían ir creando “modelados de trabajo” según la rama de la profesión…

        Puede y sólo puede, que me lo curre y haga un modelo de cómo lo hago yo, para a quien le guste ,y para quien lo critique en pros de mejorarlo más 🙂

        Te iba a felicitar también por lo bien escrito que está el blog, pero en tu caso es una obligación 😉 – Ya tienes un lector más.

        Saludos madruguistaa!

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        • Isabel García Cutillas 31/05/2013 en 08:19

          En efecto, no hay una sola manera de hacer las cosas. Cada uno tiene su propio método, y lo importante es que se ajuste a su forma de trabajar, que le ahorre tiempo y que le permita encontrar cualquier cosa fácilmente.

          Gracias por la felicitación. ¡Será un placer que me sigas leyendo! 🙂

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  11. erm3nda 31/05/2013 en 06:31

    Perdón por un post tan largo, y por esta autoréplica… pero me perdí un detalle.

    Yo teno 6 iconos en mi escritorio!! No soy el único!! Jorrr

    Cada vez que voy a un pc ajeno he de soltar… “Mis Hogos!”
    ( http://www.burbuja.info/inmobiliaria/attachments/guarderia/44583d1317568478-que-idioma-os-parece-mas-facil-de-estos-mis-hogos.jpg )

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