Organización y productividad

Gestión eficaz del tiempo de trabajo: crea un diario laboral

Siempre he sido una persona tremendamente organizada y planificadora, tanto en mi vida profesional como personal. Como resultado, hace años decidí empezar a dejar constancia escrita de los días de vacaciones y festivos que me tomaba libres para, al cabo del año, saber cuántos días laborables no había trabajado. Seguro que hay varios programas informáticos idóneos para dicha tarea, pero yo opté por el método más rudimentario: un sencillo documento de Excel con una columna para cada año, una fila para cada día del año y un cómputo total al final.

Con la llegada del año 2013 me he propuesto ir un paso más allá: no solo reflejar los días de vacaciones o festivos, sino anotar todas las tareas que hago día a día para saber exactamente en qué invierto mi tiempo de trabajo. Existen programas de gestión del tiempo útiles para ese cometido, como ManicTime o Grindstone, que permiten registrar el tiempo que pasamos delante del ordenador y analizar cuántas horas dedicamos a cada actividad o aplicación informática. No obstante, mi objetivo no es tanto saber cuánto tiempo dedico a cada tarea, sino más bien saber cuáles son esas tareas, dejar constancia de las actividades que hago cada día a modo de diario laboral, cosa que no permiten tales programas. La finalidad: poder determinar si he dedicado mi tiempo a trabajo remunerado o no remunerado, saber (aunque sea grosso modo) cuántos días al mes o al año invierto en actividades de promoción o formación, evitar la procrastinación y las interrupciones o, si las hay, detectarlas y reducirlas al mínimo.

Para llevar a cabo dicha empresa he vuelto a optar por una sencilla hoja de Excel que he sumado a la de vacaciones y festivos que he mencionado anteriormente. El diseño es muy sencillo: una hoja para cada año y una columna respectivamente para el día de la semana, la fecha, la hora de inicio y de fin de la jornada laboral, junto con el descanso de mediodía y el tiempo total, las tareas realizadas y, por sugerencia vía Twitter de Héctor Quiñones, etiquetas para clasificar las tareas. Mi intención es reflejar todas las actividades que hago dentro de mi tiempo de trabajo: traducción, revisión o corrección (trabajo remunerado); actividades de promoción y marketing (actualización del currículum o de la página web, envío de cartas, etc.); uso de redes sociales; actividades de formación (cursos, webinarios, autodidacta, etc.), y tareas administrativas (declaraciones fiscales, facturas, etc.). He querido simplificar al máximo el método porque, para que funcione, tiene que ser un registro fácil de llevar.

Por otro lado, como parte de mi estrategia para conseguir gestionar el tiempo de  manera más eficaz y aprovecharlo al máximo, he decidido utilizar sistemáticamente la técnica Pomodoro para reforzar la concentración, para lo cual asignaré uno o varios ciclos de trabajo a cada tarea prevista del día. Así pues, el desarrollo general de una jornada típica de trabajo sería el siguiente:

  • Repaso de las tareas previstas para el día (fundamental ponerlas por escrito de un día para otro).
  • Registro de la hora de inicio de la jornada laboral.
  • Realización de las tareas, cronometrando cada una con ciclos Pomodoro.
  • Registro de la hora de fin de la jornada laboral.
  • Registro de las actividades realizadas en el diario laboral.

En definitiva, lo que pretendo con todo este montaje es gestionar y organizar mejor el tiempo de trabajo y ser consciente de lo que hago y cuándo lo hago. ¡Espero conseguirlo!

27 comentarios en “Gestión eficaz del tiempo de trabajo: crea un diario laboral”

  1. ¡UALA! Me mola mucho. Yo tengo una con la cantidad de palabras traducidas y corregidas a la semana, pero creo que esto ya cerraría perfectamente el ciclo de “Qué hago con mi tiempo”. Si no te importa, te lo copio 🙂

    ¡Muchas gracias por la entrada!

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  2. Por cierto, Isabel. Se me olvidaba mencionar que escribí esto en mi ¿blog? hace dos años y medio. Quizá te interese:

    http://tenesor.wordpress.com/2010/07/08/26/

    Yo también espero conocerte pronto. De hecho, esta mañana, mi compañera Fabienne y yo te mencionamos durante el café, a propósito de tu artículo sobre el trabajo o destrozo de algunos correctores. Hablaremos pronto.

    Abrazos.

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  3. Hola Isabel:

    Me gusta mucho el artículo que has escrito. De hecho, pretendo dar un taller —basado en mi experiencia personal— sobre este tema en el aniversario de Asetrad. De hecho, creo que me lo han aceptado.

    Como comenté ayer a través de Twitter, antes me organizaba bien, pero hoy me organizo mucho mejor. Además, siempre he estado implicado en un montón de actividades y mucha gente me pregunta cuántas horas tienen mis días.

    Para mí, el sistema GTD, de David Allen, fue todo un descubrimiento, pues lo utilizo para apuntar cualquier tarea, desde la más grande hasta la más insignificante. De ese modo, siento que tengo control absoluto sobre mi vida y sobre mi tiempo y, además, cada vez que termino una tarea, me siento muy productivo. También me ha ayudado mucho imponerme un horario de trabajo y obligarme a descansar. De hecho, los fines de semana solo trabajo en casos de fuerza mayor. En mi caso, al trabajo, tengo que sumar las obligaciones que supone una hija, hacer la comida toddos los días y otras tareas domésticas, así como formar parte de un equipo de natación, con entrenamientos y competiciones programados.

    Con respecto a la técnica Pomodoro, si bien la utilizo en ocasiones de proyectos muy largos que requieren mucha concentración o una entrega muy ajustada en el tiempo, creo que resulta más útil para estudiar. No obstante, otorgarse descansitos a modo de premio es fundamental para adquirir una dinámica o una disciplina.

    Por último, en lo que se refiere a las herramientas, además de las mencionadas, para GTD, utilizo Things. Es para Apple y, además, de pago. También está la alternativa gratuita Evernote. Esta última es una maravillosa herramienta que vale para casi todo. Sin embargo, tiene tantas posibilidades que, en ocasiones, me abruma y, sobre todo, me distrae mucho cuando voy a apuntar una tarea y veo esos enlaces o páginas web que guardé para leer más tarde.

    Muchas gracias por seguir compartiendo tus inquietudes con tu blog.
    Un abrazo desde Canarias.

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    1. Me ha gustado mucho tu comentario, Tenesor. Has reflejado tan bien mis propias ideas que no puedo añadirle ni una coma a lo que has dicho. Bueno, sí: que estoy deseando que llegue el congreso de Asetrad para conocerte y asistir a ese taller sobre gestión del tiempo, que seguro que es de lo más interesante. 🙂

      ¡Un abrazo desde Alicante!

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  4. Hoia, Isabel (y resto de colegas): me ha parecido una entrada muy interesante. No creo en la técnica Pommodoro. Para un servidor, las interrupciones son un factor de pérdida de concentración y tener que reconcentrarse en lo que estás haciendo cinco veces al día en una mañana y unas cuantas más por la tarde me parece excesivo.

    Por otra parte, leo que casi todo el mundo sigue un horario laboral empresarial Es algo en lo que se piensa poco, pero, de trabajar con luz solar, a trabajar con luz artificial (costes de electricidad aparte), va un mundo en cuanto a cansancio y estrés laboral: ¿Conocéis algún traductor que utilice el ritmo africaniano ( http://bit.ly/OQagc1 ) para trabajar?

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    1. Gracias por tu comentario, Pablo. En cuanto a la técnica Pomodoro, yo no siempre divido el tiempo en bloques de 25 minutos; depende de la tarea que esté realizando, de lo pesada que sea y de mi nivel de concentración. Si se trata de una tarea tediosa para la que estoy poco concentrada, sí divido el tiempo en ciclos pequeños para obtener el máximo rendimiento posible, pero si se trata de una tarea que me absorbe o que requiere aprovechar la inspiración del momento, hago ciclos más largos, de 45, 50 o 60 minutos, o incluso lo hago todo del tirón. Lo importante es hacer un descanso adecuado al final de cada uno de esos ciclos.

      En cuanto al ritmo de trabajo, yo me organizo mejor si tengo un horario más o menos fijo que si me guío por la salida y la puesta del sol, y por ese motivo trato de empezar y terminar siempre, dentro de lo posible, a la misma hora.

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      1. Hola, Isabel, muchas gracias por tu respuesta. Me imagino que lo de la técnica Pommodoro va en función el carácter de cada persona. A un servidor le cuesta muchísimo concentrarse. Pero, una vez puesto, el resto del mundo desaparece, hasta que termino la tarea.

        En cuanto al ritmo africaniano, lo he estado probando estos últimos meses y es una pasada, Aunque, entiendo que no le siente igual a todo el mundo. De todos modos, en el ritmo africaniano, a no ser que haga mal tiempo o esté nublo, las diferencias horarias de un día a otros también son mínimas.

        Para organizarme utilizo una técnica mixta, que utiliza simultáneamente el GTD que comenta Tenesor y el Kanban, lo que me permite cambiar las prioridades de una forma muy simple (arrastrándolas) en un momento dado. En Internet, por si quieres/queréis consultar el sistema, existe una aplicación gratuita (KanbanFlow) que hace precisamente eso.

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  5. ¡Muy interesante! Yo también uso algo similar, pero en un mismo fichero gestiono el histórico de proyectos, clientes, facturación, etc.
    Un abrazo
    Laura

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  6. ¡Hola, Isabel!

    Me ha parecido muy interesante tu entrada. Yo empecé hace poco a hacer algo muy parecido, pero utilizando Microsoft Access. Con Access es un poco más complicado crear la tabla y la base de datos, pero una vez hecha, te permite rescatar la información que más te interese mediante los formularios de consulta (queries). Este método tiene la ventaja de que se ahorra muchísimo tiempo a la hora de contabilizar o de rescatar la inforamción que queramos consultar.

    Con Excel puede llevar más tiempo contabilizar las tareas (y más todavía si es a lo largo de todo un año o si nuestra tabla es muy extensa). Sin embargo, con Access, por ejemplo, podrías realizar una consulta para extraer de la base de datos todos los días que lleven la etiqueta “libre” o que incluyan “festivo”, de forma que podrías contabilizarlos en segundos.

    En cualquier caso, Excel, aunque más sencillito también es muy útil para estos fines. Es cuestión de echarle imaginación (lo de las etiquetas me ha encantado).

    Un saludo.

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  7. Muy interesante, Isa, aunque me parece difícil determinar el desglose de cada jornada por tareas porque, en mi caso, trato de alternar ratos de traducción con ratos de comunicación con clientes y redes sociales. Lo que sí me parece muy interesante (yo lo empecé a hacer hace años pero me pudo la pereza) es saber cuántas horas al día dedicamos a nuestra profesión para poder hacer una comparación realista con otros trabajos por cuenta ajena. ¡Un abrazo!

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  8. Muy Interesante, Isa. Yo uso algo similar y combino planificación con histórico de clientes y tareas… Al mismo tiempo me sirve para enlazar con la facturación y tener una visión general más completa. ¿Ya nos contarás cómo te funciona!

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